Wofür verwendest du aktuell deine Zeit?

„Es gibt Diebe, die nicht bestraft werden und einem doch das Kostbarste stehlen: die Zeit.“ Napoleon, frz. Herrscher (1769-1821)

Oft bekommen Führungskräfte den Rat zu hören, sie sollten doch ihre Arbeit planen. Was auf den ersten Blick plausibel klingt, funktioniert in der Praxis nicht ganz so einfach. Der Grund: Trotz Planungen, elektronisch oder auf dem Papier, wird etwas anderes gemacht. Es bleibt bei den guten Absichten. Nicht selten denken sich dann die Betroffenen am Ende des Arbeitstages: „Ich weiss gar nicht, wo die Zeit geblieben ist.“ Dieses Problem kommentierte bereits vor knapp zweitausend Jahren der römische Philosoph Seneca (1 – 65 n. Chr.) so: „Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen.“

Aktuelle Umfrage 2022 zur Entwicklung von Unternehmen bezügliches des Faktors Zeit

Im aktuellen HR-Report von Hays und dem Institut für Beschäftigung und Employability aus dem Jahr 2022 haben 46 Prozent der befragten Unternehmen aus der DACH-Region angegeben, eine zunehmende Veränderungsgeschwindigkeit in ihrem Arbeitsumfeld zu beobachten. Rund 40 Prozent gaben an wahrzunehmen, dass die Zahl der Projekte zunehme. 

Gleichzeitig wird wahrgenommen, dass weniger Personal zur Verfügung steht und dass zu verarbeitende Informationen immer komplexer werden. Nimmt man nur die ersten vier Punkte der Befragung zusammen – Veränderungsgeschwindigkeit, Zahl der Projekte, weniger Personal und steigende Komplexität der zu verarbeitenden Informationen -, so ist leicht abzulesen, dass Führungskräfte künftig eher noch mehr Zeitdruck erleben werden als schon aktuell. 

Eine lohnende Analyse – selbst für Profis: Wofür verwendest du aktuell deine Zeit?

Führungskräfte, die ihre Wirksamkeit verbessern wollen, fangen daher nicht mit der Planung ihrer Aufgaben an. Vielmehr stellen sie zunächst fest, wofür ihre Zeit verbraucht wird. Wichtig ist, dass dieses schriftlich erfolgt und dass für jede Tätigkeit die „echte“ Zeit gemessen wird, das heisst unmittelbar nach Ausübung und nicht erst später oder aus dem Gedächtnis. Zahlreiche Führungskräfte schreiben fortlaufend in einem Zeittagebuch auf, was sie tun, und sehen es sich regelmässig durch. Nach jeder Analyse haben sie die Möglichkeit, ihren Zeitplan zu überdenken und zu verbessern. So lassen sich rasch die Tätigkeiten erkennen, die bloss Zeit rauben und kein Ergebnis bringen. Nach Möglichkeit werden diese Arbeiten von der Agenda gestrichen oder wo sinnvoll delegiert. Die Überarbeitung des Zeitmanagements ist keineswegs einfach, aber die Produktivität der eigenen Zeit zu steigern, ist vielleicht einer der lohnendsten Tätigkeiten für jeden, den sein berufliches Fortkommen interessiert.

Denkanstoss für heute:

• Um Tätigkeiten zu erkennen, die unnötig sind und dir nur die Zeit stehlen, frage dich: „Was würde geschehen, wenn diese Arbeit überhaupt nicht getan würde?“ Würde nichts passieren, dann kannst du diesen Zeitfresser einfach weglassen.
• Nehmen dir zwei Wochen vor, in denen du ganz besonders intensiv darauf achtest, deine Zeit sinnvoll zu verwenden. Diskutiere mit einem Freund oder Kollegen über deine Beobachtungen. 

Bis zur nächsten Folge, alles Gute!

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